Werk slimmer, niet meer

‘Work smarter, not harder’ is niet voor niets in het Engelse een uitspraak. Er zijn honderden boek over dit onderwerp geschreven, en het levert wel miljoenen hits op als je digitaal gaat zoeken. En dat is niet voor niets: vind je dat je wel wat harder mag werken of moet je nog meer gedaan krijgen terwijl je al heel hard werkt? Werkdagen van dertien uur hoeft niet direct te betekenen dat je veel gedaan hebt gekregen. Wees slimmer en lees dit artikel, zodat je meer kunt doen, zonder harder te werken.

• Zie één dag als zes minidagen. Dit doe je door de dag per anderhalf uur in te delen. 5×90 minuten is 7,5 uur, ongeveer een werkdag. Probeer de dag dus ook realistisch te beginnen door ’s ochtends maximaal vijf grote taken te plannen, want meer krijg je waarschijnlijk niet gedaan.
• Zorg voor tijd tussen de bedrijven door. Misschien was je door dagelijks een to do lijst op te stellen de meeste mensen al een stap voor, maar hoe stel je een slimme to do lijst op? Zorg in ieder geval voor minimaal een kwartier tussen de taken door. Zo kun je iets uitlopen, even opruimen, een korte koffie break houden of naar je afspraak fietsen. Gebruik het kwartiertje om bewust de dag mee te maken en eventueel te evalueren hoe de dag tot nu toe verlopen is.
• Denk niet na over wat je allemaal nog moet doen en check vooral niet je mail in de ochtend. Probeer je ’s ochtends eens direct op een project te storen en door te werken tot de lunch. Voelt vast goed en draagt bij aan je wekelijkse productiviteit!
• Multitasking: doe het gewoon niet. Het lijkt slim, maar dit is het in de meeste gevallen niet. Verspil geen kostbare energie aan bezigheden die je ook zonder concentratie kunt uit voeren en voer zo veel mogelijk taken uit met je volle concentratie.
• Zorg dat je planning niet uit loopt, met als gevolg dat je de hele dag (of erger: de hele week!) achter de feiten aan loopt. Mocht je iets niet halen binnen de gestelde tijd, leg het dan toch even weg en ga verder met de rest. Dan kun je altijd nog overwerken om de dingen in te halen waar je eerder die dag niet aan toe kwam.
• Goede organisatie is belangrijker dan je denkt. Ruim zo veel mogelijk op zodat je weet waar alles staat. Van documenten voor in het archief (op alfabet!) tot een nieuwe notitieblok: je zal onwijs veel tijd besparen als je weet waar het staat.
• Laat ruimte in je planning over voor ad-hoc zaken. Probeer naast de 15 minuten tussen elke 90 minuten ook voor een blok van 90 minuten waarin je ad-hoc zaken kunt behandelen.
• Zet alleen datum- en tijdgebonden zaken in je agenda. Dit helpt het overzicht behouden waardoor je in een oog op slag kunt zien waar je aan toe bent.
• Zet taken niet in je agenda maar op je to do lijst.
• Zorg voor duidelijke communicatie afspraken met collega’s. Spreek een e-mail etiquette af met collega’s. Zorg dat ze minder vaak mailen, altijd bellen voor urgente zaken en alleen CC’en als dat echt nodig is. Probeer zo veel mogelijk niet urgente zaken via de mail af te handelen en zorg dat je tijdens het eind van vergaderingen direct besluiten maakt, zodat het afgehandeld is.