Zo ga je zakelijke overwhelm tegen

Ik voel me nogal vaak overwhelmed. Ik heb een druk leven en af en toe houdt het allemaal even op. Dan weet ik niet meer waar ik moet beginnen, wat belangrijk is en komt er eigenlijk niks uit m’n handen. Het enige wat op zo’n moment werkt is opruimen. Orde in de chaos scheppen. 

Inmiddels weet ik ook dat een opgeruimd kantoor echt onwijs kan schelen in het aantal overwhelm momenten in de week. Als je georganiseerd (op alle vlakken!) te werk gaat, blijven projecten gescheiden en zo kun je op projectbasis te werk gaan. Voor mij houdt dat in, verschillende mappen (fysiek en digitaal) voor verschillende opdrachtgevers, studie, persoonlijke administratie etc. 

Maar ook binnen het organiseren kun je verschillende fouten maken die voor meer overwhelm zorgen. Hieronder de beste tips om dat zo goed mogelijk te regelen: 

Zorg dat je online omgeving opgeruimd is

Ik werk op sommige dagen aan meerdere projecten, en alles wat ik opsla moet gelijk in de juiste map georganiseerd worden. Maar daarnaast ben ik ook heel selectief in wat ik opsla. Digitale clutter is bijna nog erger dan stapels fysiek papier en geeft mij een onwijs overwhelm gevoel. Vooral als je computer aangeeft dat je geheugen vol is en je al die dingen die er niet toe doen moet deleten. Daarom zorg ik dat ik vanaf het begin al de keuze maak om het minimalistisch te houden door niet alles op te slaan. Want hoe vaak kijk je nou echt naar documenten op je computer? 

Cloud

Ik werk bijna alleen nog maar in de cloud, maar ook daar kan helaas clutter ontstaan. Ook dit zorgt voor overwhelm, dus ik zorg er altijd voor dat dingen echt gewoon verwijderd worden als ik ze niet nodig heb op een later moment. Denk aan mailtjes met grote bestanden, al die nieuwsbrieven van bedrijven en in mijn geval persberichten met grote bestanden attached. Een grote fout is denken dat als je dingen niet op de computer laat staan, je ze prima online kunt houden. Dit is natuurlijk ook het geval maar maak ook daar een keuze in, ook belangrijk voor het milieu. 

Maak duidelijk en zichtbaar wat alles is

In één oogopslag duidelijk zien waar een map voor gebruikt wordt helpt echt het kantoor overzichtelijk te houden. Je kan hiervoor de rapportmappen van Bellea gebruiken, die kun je bedrukken. Heel handig om zo bijvoorbeeld per klant aan te geven welke map bij welke klant hoort door ze te bedrukken met hun logo. Je kan de klant natuurlijk ook vragen om dit te laten drukken voor jou. 

Persoonlijke administratie

Mijn persoonlijke administratie organiseer ik makkelijk door het gebruik van ringmappen met daarin alfabetische tabbladen. Je kan het per jaar organiseren als je erg veel administratie hebt, maar twee- of driejaarlijks zal voor de meeste mensen ook kunnen.

Uit je hoofd… 

Het helpt mij altijd erg om alles op te schrijven wat in m’n hoofd zit. Een zogenoemde ‘brain dump’ kan helpen, vooral als je daarna alles gecategoriseerd en in een prioriteitenlijstje zet. Een overwhelm workbook kan helpen. 

Succes met het organiseren van alles! En als je meer wil lezen over overwhelm tegengaan, lees dan dit artikel over 10 effectieve tips tegen overwhelm.